英語電話會議（Conference Call）對技能的要求，與視訊會議截然不同。在一個無法看到表情、使用聊天功能或共享螢幕，僅能依靠聲音的環境中，「將一切化為語言並加以確認」的能力就是致勝關鍵。此外，在跨國團隊中，印度英語、新加坡英語等多種口音交織，更讓聽力難度大幅提升。
本文將根據 ELT 指導超過一萬名商務人士所累積的經驗，剖析電話會議獨有的三大挑戰，並提供具體的應對策略。
電話會議與視訊會議是「不同賽道」
在視訊會議（如 Zoom/Teams/Meet）中，您可以透過表情、手勢、聊天、螢幕共享和反應按鈕等非語音的資訊管道來輔助溝通。如果對方點頭，您就知道他「理解了」；如果他面露難色，您就能察覺到「需要進一步解釋」。
然而，在電話會議中，聲音是唯一的資訊來源。
由於時差關係，對方可能身處清晨或深夜，因此「關閉視訊鏡頭」成為一種不成文的規定；或者，也常因網路品質不佳而無法使用視訊。事實上，許多與海外據點的每週例會，實質上都變成了電話會議。
電話會議所要求的，是「將看不見的事物語言化」的能力。
在視訊會議中一個點頭就能傳達的同意，在電話會議中必須說出 "I agree with that point"。在螢幕共享時可以用手指著說「這裡」的地方，在電話會議中則必須用語言描述 "On page 3, the second bullet point under 'Timeline'" 才能讓對方明白。
在 ELT 的指導經驗中，我們見過許多能夠輕鬆應對視訊會議，卻在電話會議中表現大打折扣的案例。這並非英語能力的問題，而是應對純語音環境的技巧問題。
接下來，我們將深入探討電話會議中三個最嚴峻的挑戰，並提供具體的解決方案。
挑戰一：聽不懂跨國團隊的口音
為何電話會議的聽力特別困難？
電話會議的聽力比視訊會議更困難的原因有三：
- 無法讀取唇語。
人類會不自覺地透過讀取對方的嘴型（讀唇）來輔助理解語音資訊。在電話會議中，這種輔助資訊完全消失，導致聽力準確度下降。 - 通訊品質不佳。
電話線路或 VoIP 系統容易遺失高頻的子音（如 s, t, th），尤其在與印度或亞洲地區通話時，音質往往不穩定。 - 難以辨識發言者。
在一場有五、六人的電話會議中，如果多人接連發言，很快就會搞不清楚是誰在說什麼。視訊會議中發言者的畫面會被突顯，但電話會議沒有這個功能。
克服口音障礙的三個技巧
「習慣口音」這個建議雖然正確，但對下週的電話會議來說緩不濟急。這裡我們將介紹立即可用的實務技巧。
技巧一：準備三種不同的提問句式
當您聽不清楚時，重複使用同一個問句會顯得尷尬。輪流使用三種不同的句式，可以讓您更自然地進行確認。
- 直接請求重複： "Sorry, I didn't catch that. Could you repeat the last point?"（抱歉，我沒聽清楚。可以請您重複最後一點嗎？）
- 以確認方式覆述： "Just to make sure I understood correctly — you're saying that...?"（為確保我理解正確，您的意思是……？）
- 請求總結： "Could you summarize the key takeaway from that point?"（可以請您總結那一點的關鍵要旨嗎？）
第二種「以確認方式覆述」的句式特別實用。您不是直接說「我沒聽懂」，而是提出自己的理解，請對方確認是否正確，因此即使多次使用也不會顯得唐突。
技巧二：在每個議題結束時進行總結（適用於會議主持人）
如果您是會議主持人，在每個議題的段落進行總結，可以為沒聽清楚的與會者提供跟上的機會。
- "Let me summarize what we've agreed so far: first, ... second, ... Does anyone want to add or correct anything?"（我來總結一下目前達成的共識：第一……第二……請問有人需要補充或修正嗎？）
這個總結同時也能幫助您自己確認理解是否正確。這是確保「所有人都達成共識」在純語音環境中最可靠的方法。
技巧三：徹底執行會前議程共享
電話會議中最強大的盟友就是「事前準備」。若能事先透過電子郵件共享議程內容，即使有聽不懂的單字，也能根據上下文推測其意。
- "I've shared the agenda by email. Let's start with item 1: the Q3 budget revision."（我已經透過郵件分享了議程。讓我們從第一項開始：第三季預算修訂。）
如果議程中包含專業術語或專有名詞，也一併在郵件中註明，可以有效降低所有與會者的聽力負擔。
挑戰二：僅憑聲音掌握發言時機
在電話會議中錯失發言機會的三種情況
在電話會議中「淪為隱形人」的問題，即使是英語能力強的人也可能遇到。將原因拆解後，可歸納為以下三種情況：
- 跟不上討論速度，在理解內容的過程中，話題已經進展到下一階段。
- 正想發言的瞬間，被其他與會者搶先一步，無法插話。
- 僅憑聲音難以判斷對方是否已說完，害怕發言重疊造成尷尬。
在視訊會議中，您可以使用「舉手」按鈕或聊天功能來表達發言意願，但電話會議沒有這些工具。開口說話本身，就是唯一的「舉手」方式。
在電話會議中成功發言的三個技巧
技巧一：「先報上名再發言」
在電話會議中，必須僅憑聲音來辨識發言者。在發言開頭報上自己的名字，不僅能清楚表明「是誰在說話」，同時也等於宣告「現在輪到我發言」。
- "This is Hayashi. I'd like to add a point on the timeline."（我是 Hayashi。我想就時間軸補充一點。）
- "Otada here. Can I jump in on that?"（我是 Otada。我可以就那點補充一下嗎？）
如果您是主持人，可以透過點名來避免冷場。
- "Before we move on, let me check — Hayashi-san, any thoughts from the product side?"（在我們繼續之前，我想確認一下——Hayashi 先生，產品團隊有什麼想法嗎？）
技巧二：利用「議題轉換的空檔」作為發言時機
在電話會議中最容易發言的時機，就是主持人發出以下信號的瞬間：
- "Any questions on this topic?"（關於這個議題有任何問題嗎？）
- "Shall we move to the next item?"（我們是否該進入下一個議題了？）
- "Does anyone have anything to add?"（有人有其他補充嗎？）
能否抓住這 2-3 秒的空檔，是決定您在電話會議中發言能力的關鍵。 將以下句式練習到能「脫口而出」的程度，就能減少錯失良機的可能。
- "Before we move on, I'd like to raise one point about..."（在我們繼續之前，我想就……提出一點。）
- "Actually, I have a question on that."（事實上，關於那點我有一個問題。）
技巧三：使用「承接」而非「打斷」的句式
由於在電話會議中難以判斷對方是否已說完話，「打斷」可能會冒著切斷對方發言的風險。以「承接」前一位發言者的方式切入，可以讓您的發言更為自然。
- "Building on what [Name] just said..."（基於 [名字] 剛才所說的……）
- "That connects to a point I wanted to raise..."（那正好連結到我想提出的一點……）
- "If I may add to that..."（如果可以的話，我想就那點補充一下……）
這些句式如同橋樑，既尊重了對方的發言，又能順暢地過渡到自己的觀點。
挑戰三：作為主持人，僅憑聲音掌控全場
電話會議的主持工作，需要一套與視訊會議不同的技能。最大的差異在於，您完全看不到與會者的反應。沒有點頭、沒有困惑的表情，也沒有聊天室裡的「👍」。
會議主持實用句式集
① 會議開始：點名 + 確認議程
由於在電話會議中看不到「誰在線上」，因此會議開始時需要先確認出席情況。
- "Let's do a quick roll call. Who's on the line?"（讓我們快速點名。請問有誰在線上？）
- "Good morning everyone. I know it's late in Singapore — thanks for joining."（大家早安。我知道新加坡現在已經很晚了——感謝各位的參與。）
- "We have 30 minutes today. I'd like to cover three items. The agenda was shared by email."（我們今天有 30 分鐘。我希望能討論三個項目。議程已透過郵件分享。）
在會議開頭一句對時區的體諒，就能大大增進跨國團隊的信賴關係。
② 以口頭方式確認與會者的理解程度
在視訊會議中可以透過點頭來判斷的「是否理解」，在電話會議中必須用聲音來確認。
- "Can I get a verbal confirmation from everyone? Are we aligned on this?"（可以請大家口頭確認一下嗎？我們對此是否達成共識？）
- "I'm going to pause here. Any questions or concerns before we move on?"（我先在這裡暫停一下。在繼續之前，有任何問題或疑慮嗎？）
- "[Name]-san, I'd like to hear your perspective on this."（[名字] 先生/小姐，我想聽聽您對此的看法。）
請務必記住，電話會議中的沉默可能不是「同意」，而是「沒在聽」。 如果沉默持續超過三秒，點名確認是比較保險的做法。
③ 當討論失焦時——用於整理思緒的句式
當多位與會者開始討論不同論點時，電話會議很容易陷入混亂。作為主持人，準備好整理討論的句式至關重要。
- "Let me summarize what I'm hearing. There are two key points: first, ... second, ..."（讓我總結一下我聽到的內容。主要有兩點：第一……第二……）
- "I want to make sure we're all on the same page."（我想確認一下我們大家的理解是否一致。）
- "It sounds like we have different views on this. Let's take them one at a time."（聽起來我們對此有不同看法。讓我們逐一來討論。）
- "We're getting into the details. Can we take a step back and agree on the overall direction first?"（我們似乎鑽得太細了。我們能退一步，先就大方向達成共識嗎？）
④ 時間管理
電話會議往往容易超時。這是因為在視訊會議中，與會者可能會看著螢幕上的時鐘意識到「時間到了」，但在電話會議中，人們對時間的感覺容易變得模糊。
- "We're running short on time. Let's table this for the next call and focus on the action items."（我們的時間不多了。讓我們把這個議題留到下次會議，先專注於行動項目。）
- "I want to make sure we cover the last item. Can we keep this discussion to 5 more minutes?"（我想確保我們能討論完最後一個項目。我們可以將這個討論控制在 5 分鐘內嗎？）
⑤ 會議結束：確認行動項目 + 體諒時差
電話會議結束時最重要的一點，就是大聲確認「誰、在何時之前、要做什麼」。在視訊會議中，這些內容可以留在聊天室，但在電話會議中，若不口頭確認，就不會留下任何記錄。
- "Before we wrap up, let me confirm the action items."（在結束前，讓我確認一下行動項目。）
- "[Name] will finalize the proposal by Friday. [Name] will follow up with the Singapore team on the data."（[名字] 將於週五前完成提案。[名字] 將就數據問題與新加坡團隊進行後續追蹤。）
- "I'll send the meeting notes by end of day."（我會在今天下班前寄出會議記錄。）
- "Thank you everyone. I know it's early morning in Singapore — appreciate you joining."（謝謝大家。我知道新加坡現在是清晨——非常感謝各位的參與。）
會議「前」與「後」的關鍵技巧，拉開專業差距
除了熟記句式，細心做好會議前後的準備與處理，也能顯著提升電話會議的品質。
會前準備
- 事先透過郵件共享議程。
這不僅有助於聽力理解，也讓與會者有時間預先整理自己的意見。 - 確認與會者名單和時區。
掌握「誰會參加」，能讓點名和指定發言更加順暢。 - 將自己要發言的內容預先寫成 2-3 句話的筆記。
比起即興組織英語句子，念出預先寫好的筆記更為穩妥。對於特別重要的發言，不必羞於將英文句子寫下來。
會後跟進
- 寄送會議記錄（Meeting Notes）。
電話會議通常不會錄音，因此會議記錄是唯一的官方文件。以 "As discussed, the key decisions were: 1) ... 2) ... Action items: ..." 的格式簡潔總結。 - 對於沒聽清楚的部分，在會後立即單獨確認。
如果在會議中多次提問感到尷尬，可以在會後立即透過郵件或即時通訊確認："Just wanted to double-check one point from today's call — when you mentioned [topic], did you mean...?" 這種做法反而會被視為一種細心周到的表現。
您的電話會議技巧，足以應付實際工作嗎？
本文介紹的句式和技巧，您今天就可以開始獨自練習。
然而，電話會議的主持能力和即時反應能力，必須透過累積「在純語音環境中對話」的實際經驗才能鍛鍊。 即使背熟了句式，但在多人同時發言的混亂中找到「空檔」發言的實戰能力，以及一邊聽懂不同口音的英語一邊迅速回應的能力，是無法獨自訓練的。
ELT 為商業英語中級或以上程度的學員，提供由具備專業英語教學資格的母語講師進行一對一指導的免費諮詢與體驗課程。
- 電話會議技巧診斷：由專家評估您在純語音環境下的聽力、即時反應能力和主持技巧。
- 模擬電話會議體驗：設定真實的行業場景，由講師扮演海外團隊成員或客戶進行角色扮演。
- 改進建議回饋：針對「發言時機」、「總結技巧」、「口音應對」等具體問題，提供明確的改進方向。
