在職場上備受讚譽的商務英文電郵：針對不同對象的寫作技巧與AI提示詞活用術

決定商務英文電郵品質的，不是豐富的詞彙量，也不是範本的數量。而是設計「寫給誰、為了什麼、用何種語氣」的能力。請求CxO批准的郵件，應在三行內傳達結論；向客戶報告問題時，應按照「事實→應對措施→防止再發」的順序組織內容；給公司內部團隊的請求，則應友善且明確地註明期限——即使同樣是「商務電郵」，一旦對象不同，寫法也應從根本上改變。

此外，隨著Copilot和ChatGPT等AI工具被引入公司，商務電郵的寫作方式本身也正在改變。複製貼上範本的時代已經結束，未來商務人士需要具備的技能是向AI下達準確指令（提示詞），並「檢驗」其輸出郵件品質的能力。

本文將根據ELT超過一萬名學員的指導經驗，解說針對不同對象的電郵設計框架，以及可立即使用的AI提示詞範例。

「英文電郵範本」的時代已經結束

在網路上搜尋商務英文電郵相關文章，會找到大量關於「主旨寫法」、「開頭常用語10選」、「結尾固定表達」等範本集。這些作為基礎知識固然有用，但要寫出在實務中真正受到讚賞的郵件，光靠這些是遠遠不夠的。

我們反覆從ELT的學員那裡聽到這樣的聲音：

• 「明明是按照範本寫的，VP卻回覆我『Can you get to the point?』（可以說重點嗎？）」
• 「本以為寫得很禮貌，客戶卻說『Too much formality』（太過正式了）」
• 「給內部團隊的郵件充滿了『Could you please kindly...』，反而讓人感覺很疏遠」

問題不在於片語是否正確，而在於未能根據對方設計合適的語氣和結構。

同時，在Copilot和ChatGPT逐漸成為標準辦公工具的今天，英文電郵的寫作方式正在發生巨大變化。讓AI寫郵件這件事本身誰都會做。然而，能否判斷AI輸出的郵件會給對方留下何種印象——這才是區分高下的關鍵。

因應「對象×情況」而變的電郵設計原則

在設計商務英文電郵時，首先要決定的不是「正確的片語」，而是「寫給誰、為了什麼、用何種語氣」這三點。

接下來，我們將針對不同的「對象×情況」，分別解說「人手撰寫時的要點」和「讓AI撰寫時的提示詞」。

給CxO／管理層的電郵——三行內傳達結論

設計原則

CxO的收件箱每天會收到數百封郵件。郵件是否會被閱讀，取決於主旨和第一句話。

• 主旨： 在主旨中說明「希望對方做什麼」。不要寫「Update on Japan Market」，而要寫「Approval Needed: ¥50M Japan Marketing Budget」
• 內文： 第1句說明請求／報告的結論。第2至3句提供依據。最後一句說明下一步。
• 長度： 內文以3至5句為佳。理想長度是無需滾動即可讀完。

人手撰寫時的要點

寫給CxO的郵件最常見的失敗是「過於禮貌」。像是「I hope this email finds you well. I am writing to you today to...」這樣的開場白，對CxO來說只是到達結論前的障礙。

NG範例：

Subject: Japan Market Update

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I wanted to take a moment to update you on the progress of our Japan marketing initiative. As you may recall, we discussed this briefly during last quarter's review...

OK範例：

Subject: Approval Needed: ¥50M Japan Marketing Budget for H2

Hi John,

I'm requesting your approval for a ¥50M marketing investment in Japan for H2. The Japan market grew 15% YoY, and Competitor A has already committed a similar budget. Projected ROI is 3.2x over 18 months.

Happy to walk you through the details in our Thursday 1:1. Could you confirm if this is on your radar for approval this week?

AI提示詞範例

使用公司內部的Copilot或ChatGPT時，可以透過以下提示詞生成合適的郵件。

請根據以下條件，撰寫一封英文商務電郵。

【收件人】全球總部的副總裁（VP）。關係正式，但會透過每月一次的1對1會議直接對話
【目的】請求批准用於日本市場的5,000萬日圓行銷預算
【語氣】極度簡潔且專業。內文應在3至5句內完成
【結構】主旨包含「Approval Needed」→ 第1句明確說明請求內容 → 第2至3句提供依據（ROI、市場數據）→ 最後一句提議下一步
【背景資訊】日本市場同比增長15%。競爭對手A公司已進行同等規模的投資。預計18個月內的投資回報率為3.2倍
【注意事項】不需要像 "I hope this email finds you well" 這類的制式問候語。應開門見山。避免過於正式的表達方式

提示詞的要點： 在寫給CxO的郵件中，若不特別指示「簡潔」、「開門見山」、「不需制式問候」，AI預設會生成過於禮貌的郵件。

給客戶的電郵——兼顧禮貌與清晰

設計原則

寫給客戶的郵件，像寫給CxO那樣極度簡潔反而會產生反效果。需要在展現理解對方情況的同時，清晰傳達訊息之間取得平衡。

發送提案／解決方案時

• 主旨： 讓對方能看到利益的主旨。不要寫「Our Proposal」，而要寫「Proposal: 20% Cost Reduction Through Supply Chain Optimization」
• 內文： 理解對方課題 → 提案摘要 → 附件說明 → 下一步

AI提示詞範例：

請根據以下條件，撰寫一封英文商務電郵。

【收件人】客戶公司的採購部長。已進行過三次會議的關係
【目的】寄送供應鏈優化提案書
【語氣】禮貌且專業。展現出理解對方的課題。但不過度謙卑
【結構】提及上次會議 → 提案摘要（1至2句）→ 說明附件內容 → 提議下一步（安排會議）
【背景資訊】上次會議中提到，降低20%的物流成本是當前課題。提案書中記載了成本分析與三個選項。希望下週能安排一次審閱會議
【注意事項】不要使用像 "Please find attached" 這樣過時的表達方式。請使用自然、現代的商務英文

發生問題／道歉時

向客戶報告問題是商務電郵中最需要謹慎處理的場合。與其羅列藉口，不如按照「事實→應對措施→防止再發」的順序，提出具體行動，這對於維護信任至關重要。

AI提示詞範例：

請根據以下條件，撰寫一封英文商務電郵。

【收件人】客戶的負責部長
【目的】報告交貨延遲並提出應對方案
【語氣】誠懇且專業。道歉應簡潔，一句即可。不要寫任何藉口
【結構】第1句簡潔報告事實 → 1句話說明原因 → 明確指出應對措施和新的交貨日期 → 若有部分替代方案則提出 → 提及防止再發的措施 → 鼓勵對方提出額外問題
【背景資訊】原定交貨日期為6月15日。因供應鏈問題延遲兩週。新的交貨日期為6月29日。可於6月20日部分交付替代品
【注意事項】不要只用 "We are sorry for any inconvenience caused" 來結束。務必包含具體的應對措施。語氣應主動而非被動

提示詞的要點： 在道歉郵件中，明確指示「不要寫藉口」、「包含具體應對措施」非常重要。若無指示，AI傾向於生成如「due to unforeseen circumstances」等模糊的原因說明。

給公司內部全球團隊的電郵——友善且明確

設計原則

寫給內部團隊的郵件有兩種常見的失敗模式。

第一種是過於禮貌而產生距離感。頻繁使用「Could you please kindly...」會讓同事覺得你很見外。另一種是過於隨意，導致期限和期望值變得模糊。

• 語氣： 友善，但請求內容和期限要具體
• 時區： 若涉及多個地區，期限應明確標示基準，如「by Monday EOD London time」

AI提示詞範例：

請根據以下條件，撰寫一封英文商務電郵。

【收件人】倫敦和新加坡辦公室的三位團隊成員。是平時在Slack上互動的同事
【目的】請求審閱下週戰略會議的資料
【語氣】友善但明確。在保持同事間的輕鬆氛圍同時，具體說明期限和期望的行動
【結構】1句話說明來意 → 簡要說明附件內容 → 以點列方式列出2至3個希望審閱的重點 → 明確指出期限 → 輕鬆的結尾
【背景資訊】戰略會議在下週三。資料共30頁。特別希望就第3節的市場預測和第5節的風險分析提供反饋。期限為週一 EOD（倫敦時間）
【注意事項】不需要使用像 "Could you please kindly" 這樣過於禮貌的表達。用 "Could you" 或 "Would you mind" 程度即可。務必明確標示時區基準

給商業夥伴的電郵——禮貌但毫不含糊

設計原則

與商業夥伴的郵件往來，最重要的是兼顧禮貌與清晰。尤其在涉及條件談判或合約的郵件中，模糊的表達方式可能成為日後糾紛的根源。

AI提示詞範例（條件談判）：

請根據以下條件，撰寫一封英文商務電郵。

【收件人】供應商的業務經理。已有兩年的合作關係
【目的】在續約之際，提議調整價格
【語氣】禮貌且明確。在重視維持關係的同時，具體提出要求。保留談判空間的表達方式
【結構】感謝過去的合作關係 → 表明續約意向 → 提出價格調整建議（附具體數字）→ 調整的依據（市場價格變動、訂單量增加等）→ 設定回覆期限 → 以展現彈性協商姿態的結語作結
【背景資訊】目前合約單價為$12/unit。市場價格已降至$10.50。我方準備將年訂單量增加20%。期望價格為$10.80/unit。希望在兩週內得到回覆
【注意事項】避免使用像 "We demand" 這樣強硬的表達。應使用如 "We'd like to propose"、"We believe there's an opportunity to" 等提案型的表達方式

AI撰寫郵件的「檢驗能力」——決勝關鍵在此

讓AI寫郵件本身已不再是特殊技能。真正有價值的是，判斷AI輸出的郵件「會給對方留下何種印象」的能力。

AI輸出內容中常見的5個問題與修正要點

問題①：預設過於禮貌

若無特別指示，AI會生成如「I hope this email finds you well. I am writing to respectfully request...」等正式語氣的內容。這對CxO來說是多餘的。

修正： 在提示詞中明確指示「不需制式問候」、「開門見山」。

問題②：偏好模糊表達

「at your earliest convenience」（在您方便時盡快）聽起來很禮貌，但實際上無法傳達希望對方何時回覆。

修正： 指定具體日期，如「by Friday, June 20th」。若時區不同，應明確標示基準，如「by June 20th, 5PM EST」。

問題③：過多使用被動語態

過度使用如「It has been decided that...」、「The report was reviewed by...」等被動語態，會使責任歸屬變得模糊，給人一種軟弱的印象。

修正： 改寫為主動語態，如「We decided to...」、「I reviewed the report and...」。

問題④：語氣溫度感失準

本意是想表達「會盡力處理」，但寫成「We'll do our best」，對方可能會理解為「已經承諾」。AI無法在沒有指示的情況下調整這種細微的語氣差異。

修正： 在提示詞中明確指出「承諾的程度」。例如：「希望表達積極考慮而非確切承諾」、「希望明確表示這是有條件的同意」等。

問題⑤：缺乏文化考量

AI以「英語圈的一般商務電郵」為基準生成內容，因此不會自動反映對亞洲商業夥伴的考量（如顧及面子、避免過於直接的反駁方式），或歐洲地區的格式（如Dr./Prof.等頭銜）。

修正： 在提示詞中包含對方的文化背景。例如：「收件人為德國公司的技術部長，請使用Dr.頭銜」、「收件人為泰國的商業夥伴，請避免直接否定，以提出替代方案的形式建議」等。

「過於禮貌反而失禮」——非英語母語人士常犯的NG表達方式

將中文商務郵件的禮貌直接翻譯成英文，往往會變得過於正式，反而產生距離感，或給人拐彎抹角的印象。

這些過於正式的表達方式，也經常出現在AI的預設輸出中。 在發送AI生成的郵件前，養成參考此表檢查「是否過於禮貌？」的習慣，將會大大提升您的郵件品質。

要不要提升您的電郵「設計力」與「檢驗力」？

只要使用本文介紹的框架和提示詞範例，從今天起就能讓您的郵件品質更上一層樓。

然而，「自己的郵件會給對方留下何種印象」，單靠自己是無法判斷的。 給CxO的簡潔風格是否會顯得失禮？給客戶的道歉郵件語氣是否恰當？AI輸出的郵件語氣是否有偏差？——這些都需要了解行業背景的第三方提供反饋，才能做出準確判斷。

ELT為日常工作中使用英語的商務人士，提供由具備專業英語教學資格的母語講師進行一對一指導的諮詢與體驗課程。

• 郵件「檢驗」體驗： 帶上您在實際工作中寫的英文郵件，由專家為您提供關於語氣和措辭的改善建議。
• 針對不同對象的寫作診斷： 評估您寫給CxO、客戶、團隊的郵件，是否使用了合適的語域（register）。
• AI提示詞優化： 與講師一同檢驗AI輸出的郵件，並實踐學習修正的要點。

「我的英文郵件在對方眼裡是什麼樣子？」——這點單靠自己是永遠無法得知的。獲得客觀的反饋，是飛躍性提升郵件能力最可靠的第一步。