영어 전화 회의(컨퍼런스 콜)는 화상 회의와는 근본적으로 다른 기술을 요구합니다. 표정, 채팅, 화면 공유를 사용할 수 없는 오직 음성만 있는 환경에서는 '언어화하여 확인하는' 능력이 전부입니다. 게다가 다국적 팀에서는 인도 영어, 싱가포르 영어 등 다양한 억양이 오가며 듣기 난이도가 급격히 상승합니다.
이 글에서는 ELT가 1만 명 이상의 비즈니스 인사를 지도하며 축적한 지식을 바탕으로, 전화 회의 특유의 세 가지 과제와 각각의 구체적인 해결 방법을 설명합니다.
전화 회의는 화상 회의와는 '다른 종목'
화상 회의(Zoom/Teams/Meet)에서는 표정, 제스처, 채팅, 화면 공유, 반응 버튼 등 음성 외의 정보 채널로 보완할 수 있습니다. 상대방이 고개를 끄덕이면 '이해하고 있다'고 알 수 있고, 곤란한 표정을 지으면 '설명이 더 필요하다'고 짐작할 수 있습니다.
하지만 전화 회의에서는 음성만이 유일한 정보원입니다.
시차 때문에 상대방이 이른 아침이나 심야에 참여하여 '비디오 끄기'가 암묵적인 규칙이 되거나, 회선 품질 문제로 영상을 사용할 수 없는 경우도 적지 않습니다. 해외 지사와의 주간 회의는 실질적으로 전화 회의가 되는 경우가 많은 것이 현실입니다.
전화 회의에서 요구되는 것은 '보이지 않는 것을 언어화하는 능력'입니다.
화상 회의에서는 고개를 끄덕이는 것만으로도 동의를 표현할 수 있지만, 전화에서는 "I agree with that point"라고 소리 내어 말해야 합니다. 화면 공유로 '여기'라고 가리킬 수 있는 부분도, 전화에서는 "On page 3, the second bullet point under 'Timeline'"과 같이 언어화하지 않으면 전달되지 않습니다.
ELT가 지도해 온 사례 중에서도, 화상 회의는 문제없이 해내지만 전화 회의만 되면 갑자기 성과가 떨어지는 경우가 매우 많습니다. 이는 영어 실력의 문제가 아니라, 음성만 있는 환경에 대한 대응 기술의 문제입니다.
지금부터 전화 회의에서 특히 심각한 세 가지 과제와 각각의 구체적인 해결 방법을 설명하겠습니다.
과제 ①: 다국적 팀의 억양을 알아들을 수 없다
전화 회의 듣기가 특별히 어려운 이유는 무엇인가
전화 회의 듣기가 화상 회의보다 어려운 이유는 세 가지입니다.
- 입 모양을 읽을 수 없다는 점.
사람은 무의식적으로 상대방의 입 모양을 읽어(립리딩) 음성 정보를 보완합니다. 전화 회의에서는 이 보조 정보가 전혀 없기 때문에 듣기 정확도가 떨어집니다. - 회선 품질 저하.
전화 회선이나 VoIP에서는 고주파 자음(s, t, th 등)이 누락되기 쉬우며, 특히 인도나 아시아권과의 통화에서는 음질이 불안정해지는 경향이 있습니다. - 화자 식별의 어려움.
5~6명이 참여하는 전화 회의에서 여러 사람이 연이어 말하면 누가 무슨 말을 하는지 따라가기 힘들어집니다. 화상 회의에서는 말하는 사람의 화면이 강조되지만, 전화 회의에는 그런 기능이 없습니다.
억양의 장벽을 넘는 3가지 기술
"억양에 익숙해지세요"라는 조언은 옳지만, 다음 주 전화 회의에는 당장 도움이 되지 않습니다. 여기서는 바로 사용할 수 있는 실무 기술을 소개합니다.
기술 ①: 되묻기 표현 3가지 패턴 준비하기
알아듣지 못했을 때 같은 표현을 반복하면 어색해질 수 있습니다. 세 가지 패턴을 번갈아 사용하면 자연스럽게 확인할 수 있습니다.
- 직접 되묻기: "Sorry, I didn't catch that. Could you repeat the last point?" (죄송합니다, 잘 못 들었습니다. 마지막 부분을 다시 한번 말씀해 주시겠어요?)
- 확인 형태로 바꿔 말하기: "Just to make sure I understood correctly — you're saying that...?" (제가 제대로 이해했는지 확인하고 싶은데요, 지금...라고 말씀하시는 건가요?)
- 요약 요청하기: "Could you summarize the key takeaway from that point?" (그 부분의 핵심 내용을 요약해 주시겠어요?)
두 번째 '확인 형태로 바꿔 말하기' 표현은 특히 유용합니다. '못 들었다'고 직접 말하는 대신, 자신이 이해한 바를 제시하고 상대방에게 맞는지 확인받는 방식이므로 여러 번 사용해도 무리가 없습니다.
기술 ②: 안건마다 요약하기 (퍼실리테이터용)
퍼실리테이터 입장이라면 안건이 끝날 때마다 요약을 넣어, 내용을 놓친 참가자에게도 따라올 기회를 줄 수 있습니다.
- "Let me summarize what we've agreed so far: first, ... second, ... Does anyone want to add or correct anything?" (지금까지 합의된 내용을 요약하겠습니다. 첫째, ... 둘째, ... 추가하거나 수정할 내용이 있으신가요?)
이 요약은 자기 자신의 이해를 확인하는 데도 도움이 됩니다. '모두가 같은 내용을 이해하고 있는지'를 음성만으로 확인하는 가장 확실한 방법입니다.
기술 ③: 사전에 안건 철저히 공유하기
전화 회의의 가장 큰 아군은 '사전 준비'입니다. 안건 내용을 사전에 이메일로 공유해 두면, 알아듣지 못하는 단어가 있어도 문맥으로 추측할 수 있습니다.
- "I've shared the agenda by email. Let's start with item 1: the Q3 budget revision." (안건은 이메일로 공유해 드렸습니다. 첫 번째 안건인 3분기 예산 수정안부터 시작하겠습니다.)
안건에 전문 용어나 고유 명사가 포함된 경우, 그것도 이메일에 명시해 두면 모든 참가자의 듣기 부담을 줄일 수 있습니다.
과제 ②: 음성만으로 발언 타이밍 잡기
전화 회의에서 발언 기회를 놓치는 3가지 패턴
전화 회의에서 '투명인간이 되는' 문제는 영어 실력이 뛰어난 사람에게도 일어납니다. 원인을 분석하면 다음과 같은 세 가지 패턴이 있습니다.
- 논의 속도를 따라가지 못해 내용을 이해하는 동안 다음 주제로 넘어가 버린다
- '여기서 말해야겠다'고 생각한 순간 다른 참가자가 말을 시작해서 끼어들지 못한다
- 상대방의 말이 끝났는지 음성만으로는 판단하기 어려워, 말이 겹쳐 어색해질까 봐 두렵다
화상 회의에서는 '손들기' 버튼이나 채팅으로 의사를 표현할 수 있지만, 전화 회의에는 그런 기능이 없습니다. 목소리를 내는 것 자체가 유일한 '손들기'입니다.
전화 회의에서 발언하기 위한 3가지 기술
기술 ①: '이름을 밝히고 말하기'
전화 회의에서는 목소리만으로 화자를 식별해야 합니다. 발언 시작 부분에 자기 이름을 넣음으로써 '누가 말하고 있는지'를 명확히 하고, 동시에 '이제 내가 말하겠다'는 선언도 됩니다.
- "This is Hayashi. I'd like to add a point on the timeline." (하야시입니다. 일정에 대해 한 가지 덧붙이고 싶습니다.)
- "Otada here. Can I jump in on that?" (오타다입니다. 그 부분에 대해 잠시 끼어들어도 될까요?)
퍼실리테이터 입장이라면, 지명함으로써 침묵을 방지할 수 있습니다.
- "Before we move on, let me check — Hayashi-san, any thoughts from the product side?" (다음으로 넘어가기 전에 확인하겠습니다. 하야시 씨, 제품팀 쪽에서 의견 있으신가요?)
기술 ②: '안건 전환 시점'을 발언 기회로 삼기
전화 회의에서 가장 발언하기 쉬운 타이밍은 퍼실리테이터가 다음과 같은 신호를 보냈을 때입니다.
- "Any questions on this topic?" (이 주제에 대해 질문 있으신가요?)
- "Shall we move to the next item?" (다음 안건으로 넘어갈까요?)
- "Does anyone have anything to add?" (덧붙일 말씀 있으신 분 계신가요?)
이 2~3초의 기회를 놓치지 않는 것이 전화 회의 발언력의 핵심입니다. 아래 표현들을 '반사적으로 나올' 수준까지 연습해 두면 기회를 놓칠 가능성이 줄어듭니다.
- "Before we move on, I'd like to raise one point about..." (다음으로 넘어가기 전에, ...에 대해 한 가지 말씀드리고 싶습니다.)
- "Actually, I have a question on that." (실은, 그 점에 대해 질문이 있습니다.)
기술 ③: '끼어들기'가 아닌 '연결' 표현 사용하기
전화 회의에서는 상대방의 말이 끝났는지 알기 어려워 '끼어들기'는 상대의 발언을 가로챌 위험이 있습니다. 이전 발언에 '연결하는' 형태로 들어가면 자연스럽게 발언할 수 있습니다.
- "Building on what [Name] just said..." ([이름] 님이 방금 하신 말씀에 덧붙이자면...)
- "That connects to a point I wanted to raise..." (그것은 제가 제기하고 싶었던 점과 연결되는데요...)
- "If I may add to that..." (그 점에 한 가지 덧붙여도 될까요...)
이러한 표현들은 상대방의 발언을 존중하면서 자신의 발언으로 넘어가는 다리 역할을 합니다.
과제 ③: 퍼실리테이터로서 음성만으로 회의 진행하기
전화 회의 퍼실리테이션은 화상 회의와는 다른 기술이 요구됩니다. 가장 큰 차이점은 참가자의 반응을 전혀 볼 수 없다는 것입니다. 고개를 끄덕이는 것도, 곤란한 표정도, 채팅의 '👍'도 없습니다.
퍼실리테이션 진행 표현 모음
① 시작: 출석 확인 + 안건 확인
전화 회의에서는 '누가 참석했는지' 보이지 않기 때문에, 처음에 출석을 확인합니다.
- "Let's do a quick roll call. Who's on the line?" (간단히 출석 확인을 하겠습니다. 참석하신 분은 누구신가요?)
- "Good morning everyone. I know it's late in Singapore — thanks for joining." (여러분, 좋은 아침입니다. 싱가포르는 늦은 밤인 것으로 아는데, 참석해 주셔서 감사합니다.)
- "We have 30 minutes today. I'd like to cover three items. The agenda was shared by email." (오늘 회의 시간은 30분입니다. 세 가지 안건을 다루고자 합니다. 안건은 이메일로 공유해 드렸습니다.)
회의 시작 시 시간대에 대한 배려 한마디를 더하는 것만으로도 다국적 팀의 신뢰 관계는 크게 달라집니다.
② 참가자의 이해도를 음성으로 확인하기
화상 회의에서는 고개 끄덕임으로 판단할 수 있는 '이해 여부'를 전화 회의에서는 음성으로 확인해야 합니다.
- "Can I get a verbal confirmation from everyone? Are we aligned on this?" (모두 구두로 확인해 주시겠어요? 이 방향에 대해 모두 동의하시나요?)
- "I'm going to pause here. Any questions or concerns before we move on?" (여기서 잠시 멈추겠습니다. 다음으로 넘어가기 전에 질문이나 우려 사항이 있으신가요?)
- "[Name]-san, I'd like to hear your perspective on this." ([이름] 님, 이 점에 대한 의견을 듣고 싶습니다.)
전화 회의에서의 침묵은 '동의'가 아니라 '듣고 있지 않음'일 가능성이 있다는 것을 항상 의식해야 합니다. 침묵이 3초 이상 계속되면, 이름을 지명하여 확인하는 것이 안전합니다.
③ 논의가 흩어졌을 때—정리하는 표현
여러 참가자가 각기 다른 논점을 이야기하기 시작하면 전화 회의는 순식간에 혼란에 빠집니다. 퍼실리테이터로서 논의를 정리하는 표현을 준비해 두는 것이 중요합니다.
- "Let me summarize what I'm hearing. There are two key points: first, ... second, ..." (제가 들은 내용을 정리해 보겠습니다. 핵심은 두 가지입니다. 첫째, ... 둘째, ...)
- "I want to make sure we're all on the same page." (모두가 같은 내용을 이해하고 있는지 확인하고 싶습니다.)
- "It sounds like we have different views on this. Let's take them one at a time." (이 문제에 대해 의견이 다른 것 같습니다. 하나씩 살펴보도록 하죠.)
- "We're getting into the details. Can we take a step back and agree on the overall direction first?" (너무 세부적인 내용으로 들어가고 있습니다. 한 걸음 물러나서 전체적인 방향에 대해 먼저 합의할 수 있을까요?)
④ 시간 관리
전화 회의는 시간을 초과하기 쉬운 경향이 있습니다. 화상 회의에서는 화면의 시계를 보고 '벌써 시간이 다 됐네'라고 알아차리는 참가자도 있지만, 전화 회의에서는 시간 감각이 무뎌지기 쉽기 때문입니다.
- "We're running short on time. Let's table this for the next call and focus on the action items." (시간이 부족하네요. 이 안건은 다음 회의로 넘기고, 실행 항목 확인에 집중합시다.)
- "I want to make sure we cover the last item. Can we keep this discussion to 5 more minutes?" (마지막 안건을 꼭 다루고 싶습니다. 이 논의를 5분 안에 마무리할 수 있을까요?)
⑤ 종료: 실행 항목 확인 + 시간대 배려
전화 회의 종료 시 가장 중요한 것은 '누가, 무엇을, 언제까지 할 것인가'를 소리 내어 확인하는 것입니다. 화상 회의에서는 채팅에 남길 수 있지만, 전화 회의에서는 음성으로 확인하지 않으면 기록이 남지 않습니다.
- "Before we wrap up, let me confirm the action items." (마무리하기 전에 실행 항목을 확인하겠습니다.)
- "[Name] will finalize the proposal by Friday. [Name] will follow up with the Singapore team on the data." ([이름] 님이 금요일까지 제안서를 마무리하고, [이름] 님이 싱가포르팀에 데이터 관련 후속 조치를 할 것입니다.)
- "I'll send the meeting notes by end of day." (회의록은 오늘 중으로 보내드리겠습니다.)
- "Thank you everyone. I know it's early morning in Singapore — appreciate you joining." (모두 감사합니다. 싱가포르는 이른 아침인 것으로 아는데, 참석해 주셔서 감사합니다.)
전화 회의 '전'과 '후'에 차이를 만드는 실무 기술
표현을 외우는 것뿐만 아니라, 회의 전후의 준비와 후속 조치를 꼼꼼히 하는 것으로 전화 회의의 질은 극적으로 달라집니다.
회의 전 준비
- 안건을 사전에 이메일로 공유한다.
듣기에 도움이 될 뿐만 아니라, 참가자들이 사전에 의견을 정리할 시간을 확보할 수 있다. - 참가자 명단과 시간대를 확인한다.
'누가 참석하는지'를 파악해 두면 출석 확인이나 지명이 원활해진다. - 자신이 발언할 내용을 2~3문장으로 미리 메모해 둔다.
즉흥적으로 영어를 구사하는 것보다 미리 메모한 표현을 읽는 것이 더 확실하다. 특히 중요한 발언은 영어 문장을 메모해 두는 것을 부끄러워할 필요가 없다.
회의 후 후속 조치
- 회의록(Meeting Notes)을 보낸다.
전화 회의는 녹음되지 않는 경우가 많아 회의록이 유일한 공식 기록이 된다. "As discussed, the key decisions were: 1) ... 2) ... Action items: ..." 형식으로 간결하게 정리한다. - 알아듣지 못한 부분은 회의 직후에 개별적으로 확인한다.
회의 중에 여러 번 되묻기 어색한 경우, 회의 직후에 "Just wanted to double-check one point from today's call — when you mentioned [topic], did you mean...?"이라고 이메일이나 채팅으로 확인하는 것은 오히려 정중한 대응으로 받아들여진다.
당신의 전화 회의 기술, 실무에서 통하는 수준인가요?
이 글에서 소개한 표현과 기술은 오늘부터 혼자서도 연습을 시작할 수 있습니다.
하지만 전화 회의의 퍼실리테이션 능력이나 즉각적인 대응력은 실제로 '음성만 있는 환경에서 대화하는' 경험을 쌓지 않으면 단련되지 않습니다. 표현을 암기하더라도, 여러 참가자가 동시에 말하는 상황에서 '기회'를 찾아 발언하는 실전 능력, 억양이 다른 상대방의 영어를 들으면서 즉시 응답하는 능력은 혼자서는 훈련할 수 없는 영역입니다.
ELT에서는 비즈니스 영어 중급 이상인 분들을 대상으로, 영어 교육 전문 자격을 갖춘 원어민 강사가 일대일로 지도하는 무료 상담 및 체험 레슨을 실시하고 있습니다.
- 전화 회의 기술 진단: 음성만 있는 환경에서의 듣기 능력, 즉각적인 대응력, 퍼실리테이션 능력을 전문가가 평가
- 모의 전화 회의 체험: 업계의 실제 상황을 가정하여 강사가 해외 지사 직원이나 거래처 역할을 연기하는 롤플레잉
- 개선점 피드백: '발언 타이밍', '요약 삽입 방법', '억양 대응' 등 구체적인 개선점을 파악
